home    contact

Documentor

Documentor is een standaard oplossing voor het automatiseren van uw huisstijlregels binnen Microsoft Word. Zo is Documentor geschikt voor zowel het midden en klein bedrijf als voor grote nationale- en internationale bedrijven.

Voordelen Documentor
-Gebruiksvriendelijk
Documentor is eenvoudig in gebruik. Met behulp van invulvensters wordt u begeleid bij het opstellen van uw documenten.
-Uniformiteit
Uniformiteit in interne- en externe communicatie maakt uw documenten niet alleen beter leesbaar, maar zorgt ook voor een professionele uitstraling naar uw zakelijke contacten
-Tijdbesparend
Elke medewerker kan snel en eenvoudig de benodigde gegevens invullen via invulvensters, zodat de medewerker zich volledig kan concentreren op de inhoud van het document. Het maken van documenten neemt hierdoor minder tijd in beslag.
-Flexibel
Alle afdelingen binnen uw organisatie kunnen eenvoudig documentteksten maken, zonder dat hierdoor de huisstijlregels in het geding komen.
-Onderhoudsarm
Documentor kan eenvoudig centraal worden onderhouden. Het aantal documentteksten kent geen beperkingen, terwijl het aantal sjablonen minimaal blijft.
-Snelle implementatie
-In eigen beheer uitbreidbaar (dialoogvensters configureren, sjablonen toevoegen)

 

Beschikbare standaard modules
-Faxvoorblad invoegen/verwijderen: door het invoegen van een faxvoorblad voor het basisdocument worden zo mogelijk alle overeenkomstige gegevens overgenomen op het faxvoorblad; u kunt het document vervolgens direct elektronisch faxen.
-Tekstblokken invoegen: deze functie vervangt de autoteksten functie van Word. Tekstblokken zijn eenvoudiger te beheren terwijl ze op dezelfde wijze zijn op te roepen als de autoteksten van Word. Meer tekstblokken zijn ook via een selectievenster tegelijk in het document in te voegen
-Elektronisch brievenboek: vervangt het papieren brievenboek, houdt de te behandelen documenten van secretaresse en manager overzichtelijk bij elkaar en geeft de status weer.
-PrintRight: met deze module wordt een document altijd uit de juiste printerlade geprint.
-Documentbeveiliging: toegangsrechten van een document kunnen op gebruikersniveau worden toegekend.
-Koppeling met Outlook adresboek: vanuit een invulvenster kunt u direct het Outlook adresboek oproepen om een adres uit een persoonlijk- of centraal adresboek te selecteren en in te voegen.
-Adresgegevens ophalen uit bestaand document: een van de meest gebruikte methoden voor het overnemen van adresgegevens is het openen van een bestaand document en dit vervolgens onder een andere naam opslaan. Deze module haalt de adresgegevens op uit bestaande documenten, zonder dat u het document hoeft te openen.
-Meer talen: met een druk op de knop worden vaste gegevens, telefoon- en faxnummers alsmede de spellingcontrole naar de gekozen taal omgezet
-Meer dan één gebruiker registreren: naast de standaard mogelijkheid om voor een gebruiker de gegevens vast te leggen zodat deze als startwaarden bij het maken van een nieuw document kunnen worden gebruikt, kunnen ook de gegevens van meer gebruikers worden vastgelegd zodat gebruikers uit naam van meer mensen correspondentie kunnen voeren.
-Aflijnen: Op eenvoudige wijze kunnen notariële akten binnen enkele seconden worden afgelijnd.
-Meer afdelingen/vestigingen: Door keuze hiervoor beschikbaar te maken in het invulvenster kunnen de afwijkende gegevens voor afdelingen en vestigingen automatisch in het document worden aangebracht.

Heeft u wensen die u in bovenstaande lijst niet terugvindt? Neem dan contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden.